BRUGGE — Het bericht kwam net na de zomer, en het was er één om in te kaderen: de Provincie West-Vlaanderen gunde Dinobusters de raamovereenkomst rond AI-opleidingen. De opdracht? De provinciale medewerkers wegwijs maken in Microsoft 365 Copilot, goed prompten en persoonlijke agents. Sinds eind september rollen we met regelmaat van de klok richting Brugge, gewapend met werkboekjes, fictieve dossiers en een flinke portie goesting.
Een laptop, een badge en een nieuwe identiteit
Bij een eerste kennismaking hoort een eerste verrassing. Van de provinciale IT-dienst kregen we een eigen laptop — inclusief een fictieve gebruikersaccount om mee te oefenen. De naam: Mariette Degryse. Ja, een écht West-Vlaamse naam, en neen, Mariette bestaat niet. Maar vanaf dat moment voelde het wel zo. Met Mariette als alter ego waren we plots geen externe opleiders meer die af en toe een zaal binnenwandelen, maar werden we een beetje deel van de provincie.
Het is een klein detail, maar het zegt veel over deze samenwerking. Vanaf dag één werden we niet behandeld als leverancier die een standaardpakket komt afleveren, maar als partners die de organisatie echt mogen leren kennen. We kregen inzicht in hoe de provincie werkt, welke vragen er leven op de werkvloer en waar medewerkers 's ochtends tegenaan lopen. Die kennis smokkelden we vervolgens mee terug in onze oefenbestanden en voorbeelden.
Oefenen op West-Vlaamse fictie
Want ook de oefenstof is geen generieke kost. Deelnemers buigen zich over een fictieve subsidieronde voor jeugd- en klimaatprojecten, een beleidsnota over groene schoolpleinen, ruwe vergadernotities en een mailthread over een retributie. Herkenbaar provinciaal werk dus, maar dan zonder echte dossiers of echte persoonsgegevens. Veilig oefenen in een wereld die bijna echt lijkt — Mariette zou het goedgekeurd hebben.
Het traject loopt als een leerlijn door de herfst: van Copilot binnen Microsoft 365 en de basis van het prompten, via gevorderde prompttechnieken, tot Copilot Personal Agents en Notebooks eind november als kers op de taart. Wie geen betaalde Copilot-licentie heeft, doet gewoon mee met Copilot Chat: dezelfde technieken, dezelfde oefeningen, en bruikbaar in zowat elke AI-chatbot.
Wat de deelnemers meenamen
Elke workshop levert inzichten op die blijven plakken. Dit zijn onze favoriete take aways uit de voorbije sessies:
- CARP, het ezelsbruggetje voor elke prompt. Context, Actie, Resultaat, Parameters. Tegenvalt het antwoord? Dan ontbrak meestal de C of de P. Een prompt is gewoon een goede briefing aan een nieuwe medewerker: wie ben je, wat moet er gebeuren, in welk formaat en in welke toon.
- AI vergist zich met veel vertrouwen. In de oefening "spot de fout" en onze valstrik-test ontdekken deelnemers dat een fout antwoord er even vlot én overtuigend uitziet als een goed antwoord. De eindcontrole blijft dus mensenwerk — en dat is geen zwakte van de tool, maar een taakverdeling.
- Je eigen schrijfstijl hou je. Wie bang is dat AI van elke tekst generiek ambtenarenproza maakt, kreeg het omgekeerde te zien: geef je eigen tekst als voorbeeld mee, en AI schrijft mét jouw stem in plaats van zonder.
- Grote opdrachten snijd je in schijven. Een lijvig verslag in één megaprompt gieten werkt zelden. Opsplitsen in stappen geeft consistentere resultaten — en je kunt bijsturen waar het misloopt.
- Goede prompts zijn bibliotheekmateriaal. Een prompt die werkt, bewaar en deel je. Teams die samen een promptbibliotheek aanleggen, hoeven het wiel maar één keer uit te vinden.
- Automatiseren begint met een risicoscan. Persoonlijke agents zijn krachtig, maar blijvend geheugen, gekoppelde stappen en te veel vertrouwen in automatisering zijn reële risico's. Eerst de blauwdruk en de risicoscan, dan pas de robot.
Dank u wel, West-Vlaanderen
Los van de leerinhoud is dit vooral een samenwerking geworden waar we energie van krijgen. We werden meegenomen in de organisatie, uitgenodigd om mee te denken en vertrouwden ons dingen toe die je een externe partner niet zomaar geeft. Dat vertrouwen — van de IT-dienst die Mariette voor ons in het leven riep tot elke deelnemer die met open vizier oefende op eigen werk — is het mooiste compliment dat een opleider kan krijgen.
Dus dank u wel, Provincie West-Vlaanderen. Het was ons een waar genoegen. En Mariette? Die houden we nog even aan. Voor haar pensionering is het nog wat te vroeg — de workshops lopen door tot volgend jaar.