Een pandtekst schrijven, bezoeknotities uitwerken of een lastig gesprek voorbereiden: AI kan vastgoedmakelaars heel wat werk uit handen nemen. Alleen heeft die vlotte digitale collega het pand nooit bezocht. En kent hij je klant niet zomaar. In onze webinarreeks voor makelaars die samenwerken met Immoweb verkennen we hoe je AI nuttig inzet, zonder je vakkennis en gezond verstand mee te automatiseren.
Je geeft AI een pandfiche en vraagt een aantrekkelijke advertentietekst. Even later staat er een heerlijk leesbare beschrijving. Met een zonnig terras, een instapklare afwerking en uitstekende investeringsmogelijkheden.
Klein probleem: over die laatste drie dingen stond niets in je fiche.
Je digitale assistent is enthousiast. Misschien een beetje té. Terwijl jij een tekst wilde, heeft hij er op eigen initiatief een halve verbouwing bij bedacht.
Precies daar begint onze webinarreeks voor vastgoedmakelaars die samenwerken met Immoweb. Op 26 oktober ging de reeks van start. In opdracht van Syntra en Immoweb neemt Elke de deelnemers in drie webinars mee in slimmer werken met AI, profilering en vertrouwen, en de voorbereiding van onderhandelingen.
Bij Dinobusters proberen we technologie graag uit. Liefst met een concrete opdracht en een gezonde dosis nieuwsgierigheid. Maar we kijken ook wat er gebeurt ná dat indrukwekkende eerste antwoord. Kun je ermee verder? Klopt het? En hoeveel werk heb je nog om het bruikbaar te maken?
1. Een goede prompt lijkt verdacht veel op een goede briefing
In het eerste webinar beginnen we bij de dagelijkse praktijk. De opvolgmail die nog moet vertrekken. De bezoeknotities die voor jou glashelder waren toen je ze schreef. De pandbeschrijving waarvoor je alweer naar een leeg scherm zit te kijken.
AI kan je helpen om daar sneller een eerste versie van te maken. Op voorwaarde dat je duidelijk vertelt wat je nodig hebt.
'Schrijf een fantastische advertentie' is ongeveer even bruikbaar als tegen een nieuwe collega zeggen: 'Doe eens iets met dit dossier.' Je krijgt vast iets terug. Of het is wat je bedoelde, blijft een verrassing.
Beter is een opdracht met een duidelijke bron, een gewenst resultaat en grenzen. Gebruik alleen de gegevens uit deze pandfiche. Maak drie korte concepten. Voeg geen kenmerken toe. Zet ontbrekende informatie apart.
Wat je niet weet, mag AI niet voor je verzinnen.
Dat klinkt vanzelfsprekend, tot je een voorbeeld van dichtbij bekijkt. In een bezoeknotitie staat dat een kandidaat mogelijk vrijdag wil terugbellen. De conceptmail maakt daar plots een afspraak van. Het leest prima. Alleen heb je nu iets bevestigd wat niemand had afgesproken.
Daarom hoort controleren bij het werkproces. Je kijkt naar de feiten, de gemaakte beloften en de informatie die ontbreekt. Ook wanneer de tekst zo professioneel klinkt dat je hem bijna automatisch zou doorsturen.
Wie met AI-agenten verder wil gaan, moet die afspraken nog concreter maken. Welke bestanden mag de assistent lezen? Waar mag hij concepten bewaren? Wanneer moet hij stoppen en iets vragen? Een agent die een mail kan voorbereiden, hoeft nog geen toegang tot de verzendknop te krijgen.
2. Je kunt je communicatie automatiseren. Je reputatie moet je nog altijd verdienen.
Het tweede webinar gaat over profilering en vertrouwen. Want een kantoor kan met AI sneller mails schrijven en vaker iets posten. Maar als een klant ondertussen voor de derde keer naar hetzelfde document vraagt, helpt een extra LinkedIn-post niet bijzonder veel.
Reputatie ontstaat uit wat je belooft én wat mensen bij jou ervaren.
Neem de belofte van een zorgeloze verkoop. Die klinkt aangenaam, maar blijft nogal ruim. Veel concreter is vertellen hoe je werkt: na elk bezoek krijgt de eigenaar een overzicht van de vragen, open punten en volgende stappen. AI kan helpen om dat overzicht voor te bereiden. Het kantoor moet zorgen dat de opvolging ook gebeurt.
Dat vraagt keuzes per contactmoment. Een ontvangstbevestiging van een document kan binnen vaste regels automatisch vertrekken. Beoordelen of dat document inhoudelijk volstaat, vraagt een medewerker. En bij een klacht of een gevoelige vraag wil een klant iemand spreken die kan luisteren en verantwoordelijkheid neemt.
Niemand wil zijn bezorgdheid over een verkoop moeten uitleggen aan een chatbot die na drie pogingen opgewekt vraagt of hij verder nog ergens mee kan helpen.
In de reeks bekijken we daarom waar een mens vooraf moet goedkeuren, waar toezicht tijdens de uitvoering volstaat en welke afgebakende routine zelfstandig kan verlopen. Ook bij die laatste categorie blijft iemand verantwoordelijk voor de afspraken en het ingrijpen als iets misloopt.
Automatiseer dus gerust de praktische rompslomp. Zorg dat je bereikbaar blijft voor het gesprek dat ertoe doet.
Dat geldt ook na de verkoop. Een relevante opvolging kan de relatie versterken. Relevantie betekent wel dat je aansluit bij wat de klant nodig heeft en welke contactafspraken er zijn. Niet dat je AI voortaan elke dinsdag een reden laat bedenken om te mailen.
3. Laat AI je gesprek voorbereiden, niet je klant overtuigen tegen elke prijs
In het derde webinar schuiven we aan bij de voorbereiding van onderhandelingen. Daar kan AI een interessante sparringpartner zijn. Je kunt informatie laten ordenen, mogelijke bezwaren verkennen en oefenen op je reacties.
We gebruiken onder meer de fictieve eigenaar Iris. Zij verwacht 525.000 euro voor haar woning. Dat bedrag vertelt ons wat Iris verwacht. Het vertelt ons nog niet wat haar woning waard is.
Voor een taalmodel is het verschil soms maar een paar woorden. Voor een makelaar is het behoorlijk belangrijk.
In plaats van AI te vragen hoe je Iris van haar verwachting af krijgt, kun je het systeem laten helpen met open vragen. Waarop baseert ze dat bedrag? Welke informatie ontbreekt nog? Wat wil ze begrijpen over de begeleiding en het verkoopproces?
De voorbereiding krijgt vijf rubrieken: feiten, belangen, open vragen, mogelijke bezwaren en grenzen. Zo zie je wat vaststaat en waar je nog aan het invullen bent. Een vermoeden over de klant wordt niet plots een feit omdat het netjes in een tabel staat.
Je kunt AI ook een kritische gesprekspartner laten spelen. Laat het één bezwaar stellen en oefen je antwoord. Luister je echt, of schiet je meteen in de verdediging? Stel je een vraag, of geef je vooral een lange uitleg?
Zo'n oefening is nuttig om beter voorbereid aan tafel te komen. De makelaar en de klant blijven verantwoordelijk voor het echte gesprek en de beslissingen. AI bepaalt geen prijs en doet geen toezeggingen namens hen.
Begin gerust klein. Je hoeft maandag niet je hele kantoor te verbouwen.
Na een sessie over AI is de verleiding groot om alles tegelijk te proberen. Drie tools, twee agenten en een volledig geautomatiseerde mailbox. Wij herkennen het enthousiasme. Onze eigen tabbladen getuigen er geregeld van.
Toch begint een bruikbare verandering meestal kleiner.
Kies één terugkerende taak, bijvoorbeeld de opvolgmail na een bezoek. Test met fictieve gegevens. Laat AI eerst feiten, vragen en mogelijke acties uit elkaar halen en daarna een concept schrijven. Spreek af wie controleert vóór de mail vertrekt.
Voor echt dossierwerk bekijk je welke gegevens je mag gebruiken, in welke omgeving en onder welke kantoorafspraken. Alleen de naam van een klant wissen maakt een dossier niet vanzelf onherkenbaar.
Kijk vervolgens eerlijk naar het resultaat. Hoeveel tijd won je? Hoeveel moest je corrigeren? Bleven open vragen zichtbaar? Werd de boodschap duidelijker voor de klant? Die antwoorden vertellen je meer dan de snelheid waarmee de woorden op het scherm verschenen.
Een digitale assistent die je goed begeleidt, kan veel voorbereidend werk doen. Daardoor kan er meer ruimte komen voor het werk waarvoor klanten bij jou aankloppen: een dossier begrijpen, zorgvuldig adviseren en aandachtig luisteren.
En dat zonnige terras? Dat controleer je voorlopig toch maar even zelf.
Dank aan Syntra en Immoweb voor deze mooie opdracht en het vertrouwen in Dinobusters.